Gaspard

Agent IA Assistant notes de frais

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Gaspard est un agent conversationnel intelligent conçu pour faciliter la gestion des frais professionnels.

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Grâce à ses fonctionnalités d’automatisation avancée, d’intégration transparente avec vos outils comptables, et ses capacités d’analyse en temps réel, Gaspard élimine les frictions liées aux notes de frais… et rend vos équipes plus sereines.

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💸   Des fonctionnalités qui éliminent les tracas administratifs

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Gaspard prend en charge toutes les étapes du traitement des frais :

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• Reconnaissance automatique des justificatifs (photos, PDF, emails).
• Imputation comptable intelligente selon les catégories de dépense et politiques internes.
• Validation hiérarchique automatisée, avec alertes en cas de non-conformité.
• Génération des exports comptables et synchronisation directe avec l’ERP ou l’outil de paie.

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Exemple : Un collaborateur photographie un reçu dans Slack, Gaspard lit le montant, attribue la dépense au bon projet, la soumet au manager, puis envoie la ligne validée à l’expert-comptable.

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🔌  Une intégration fluide avec vos outils de gestion

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Gaspard s’intègre à Google Sheets, Excel, Pennylane, QuickBooks, Expensify, Notion, Slack, et à votre CRM ou ERP pour faciliter le rapprochement et la traçabilité.

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Il peut être interrogé via une interface ou directement par messagerie pour des demandes comme :

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“Quels frais sont en attente de validation ?”,

“Montre-moi mes dépenses du mois par type.”

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📊   Des rapports et analyses instantanés

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Grâce à Gaspard, vous bénéficiez :

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• d’un suivi en temps réel par collaborateur, projet, ou catégorie,
• d’alertes en cas de dépassement ou de doublon détecté,
• de synthèses mensuelles prêtes à être transmises en comptabilité.

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✅   Des frais mieux gérés, des équipes plus efficaces

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Avec Gaspard :

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• vous divisez par deux le temps de traitement des notes,
• vous réduisez les erreurs et oublis,
• vous assurez une gestion rigoureuse et conforme à vos politiques internes.

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Gaspard, c’est l’intelligence comptable qui transforme vos justificatifs en lignes validées… sans effort ni stress.

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Use Case : Automatisation spécifique de assistant notes de frais

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Chez AltaLog, une entreprise de logistique avec de nombreux déplacements terrain, la gestion des notes de frais était devenue un cauchemar : justificatifs égarés, saisies tardives, retards de remboursement.

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Depuis l’arrivée de Gaspard, chaque collaborateur peut simplement envoyer une photo de son reçu via Slack ou email. Gaspard lit automatiquement le montant, la TVA, la catégorie de dépense, et attribue la note au bon projet. Il alerte le manager pour validation, transmet l’entrée comptable à Pennylane, et enregistre tout dans un tableau de suivi dynamique.

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En fin de mois, il génère un rapport global des frais par département et identifie les anomalies (doublons, dépassements).

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Résultat : -70% de temps passé sur les frais, +100% de conformité, et des collaborateurs remboursés en 48h.

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‍Gaspard est devenu le compagnon préféré des équipes mobiles et de la compta.

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